وقتی درباره اتوماسیون صحبت میکنیم، معمولاً سؤال این است که «چه چیزی را میتوان خودکار کرد؟» اما سؤال مهم دیگری وجود دارد که کمتر پرسیده میشود: «چه چیزی را نباید خودکار کنیم؟»
اتوماسیون زمانی ارزشمند است که فرایند مشخص، تکرارشونده و قابل اندازهگیری باشد. اگر هنوز نمیدانیم کار باید چگونه انجام شود، اتوماتیک کردن آن ممکن است فقط سرعت اشتباه را افزایش دهد.
فرایند بد را اتوماتیک نکنید
فرض کنید برای تأیید درخواست مشتری سه نفر باید اطلاعات را بررسی کنند، اما هیچکس دقیقاً نمیداند چه زمانی درخواست باید تأیید یا رد شود. ساخت یک سیستم خودکار برای این فرایند، ابهام را حل نمیکند؛ فقط ابهام را داخل نرمافزار دفن میکند.
موارد استثنایی را با احتیاط بررسی کنید
اتوماسیون برای کارهای تکراری عالی است، اما بعضی فرایندها پر از استثنا هستند. اگر بیشتر زمان تیم صرف بررسی موارد خاص میشود، شاید ابتدا باید قواعد تصمیمگیری سادهتر شوند یا بخش انسانی فرایند حفظ شود.
تصمیمهای حساس را بیدلیل حذف نکنید
در فرایندهایی که پیامد مالی، حقوقی، امنیتی یا انسانی مهمی دارند، میتوان از اتوماسیون برای آمادهسازی اطلاعات و پیشنهاد استفاده کرد، اما الزاماً نباید تصمیم نهایی را حذف کرد. طراحی مناسب ممکن است ترکیبی از ماشین و انسان باشد.
چه چیزهایی معمولاً کاندیدای خوب اتوماسیون هستند؟
- ورود تکراری اطلاعات
- اعلانها و یادآوریهای زمانبندیشده
- تولید گزارشهای منظم
- انتقال داده بین سیستمهای مشخص
- دستهبندی اولیه دادهها
- بررسیهای ساده و مبتنی بر قواعد ثابت
چه چیزهایی نیاز به احتیاط بیشتری دارند؟
- تصمیمهای استثنایی و بدون الگوی ثابت
- تعاملهایی که اعتماد و همدلی انسانی در آنها مهم است
- تصمیمهای حساس بدون امکان بازبینی
- فرایندهایی که هنوز بهطور دقیق تعریف نشدهاند
اتوماسیون خوب تعداد کارهای انسان را کم نمیکند؛ زمان انسان را از کارهای کمارزش آزاد میکند.
قبل از اتوماسیون این چهار سؤال را بپرسید
- آیا فرایند فعلی دقیق و تکرارپذیر است؟
- اگر سیستم اشتباه کند، چه هزینهای ایجاد میشود؟
- آیا امکان بازبینی یا توقف فرایند وجود دارد؟
- آیا زمان آزادشده واقعاً برای کار باارزشتری استفاده خواهد شد؟
اگر پاسخها روشن باشند، اتوماسیون میتواند یک سرمایهگذاری واقعی باشد. اگر نه، شاید بهترین قدم بعدی نه ساختن یک سیستم جدید، بلکه ساده کردن خود فرایند باشد.