وقتی یک نرمافزار را ارزیابی میکنیم، اولین عددی که میبینیم معمولاً قیمت خرید یا اشتراک آن است. همین عدد میتواند باعث شود دو محصول را ارزان و گران دستهبندی کنیم؛ در حالی که هزینه واقعی استفاده از آنها ممکن است کاملاً متفاوت باشد.
یک سیستم ارزان که نیاز به کار دستی زیاد، آموزش طولانی، سفارشیسازی مداوم یا نگهداری پیچیده دارد، ممکن است در چند سال از محصول گرانتر هزینه بیشتری روی دست کسبوکار بگذارد.
قیمت خرید فقط نقطه شروع است
برای محاسبه تصویر واقعی باید حداقل چند لایه را جدا کنیم: هزینه خرید یا اشتراک، پیادهسازی، انتقال اطلاعات، اتصال به سیستمهای دیگر، آموزش کاربران، پشتیبانی، زیرساخت، توسعههای بعدی و هزینه زمانی که کارکنان صرف یادگیری یا انجام کارهای اضافی میکنند.
هزینه پنهان زمان
فرض کنید یک سیستم برای هر سفارش فقط دو دقیقه کار اضافی ایجاد میکند. این عدد در یک روز ناچیز به نظر میرسد، اما وقتی صدها یا هزاران سفارش و چندین کارمند درگیر باشند، همین دو دقیقه به ساعتهای قابل توجه تبدیل میشود.
به همین دلیل هنگام مقایسه نرمافزارها باید بپرسید: «این سیستم چه مقدار زمان از فرایند فعلی کم یا زیاد میکند؟» نه فقط «چند تومان قیمت دارد؟»
هزینه مهاجرت را فراموش نکنید
اگر اطلاعات شما در سیستم قدیمی، Excel یا فایلهای متعدد قرار دارد، انتقال آنها بخشی از پروژه است. داده باید پاکسازی، استاندارد، منتقل و بررسی شود. اگر این مرحله نادیده گرفته شود، ممکن است نرمافزار جدید با دادههای قدیمی و ناسالم شروع به کار کند.
هزینه وابستگی هم واقعی است
گاهی یک محصول در ابتدا بسیار مناسب به نظر میرسد، اما بعداً تغییر آن دشوار است. خروجی گرفتن از دادهها محدود است، API مناسبی ندارد یا همه فرایندها به شکل اختصاصی به همان محصول وابسته شدهاند. این وضعیت میتواند هزینه تغییر سیستم در آینده را بسیار بالا ببرد.
یک مدل ساده برای تصمیمگیری
- قیمت خرید یا اشتراک
- هزینه راهاندازی و سفارشیسازی
- هزینه انتقال و پاکسازی داده
- هزینه آموزش و پشتیبانی
- هزینه زیرساخت و نگهداری
- زمان مصرفشده توسط کاربران
- هزینه تغییر یا خروج در آینده
مجموع این موارد تصویر بسیار واقعیتری از Total Cost of Ownership یا هزینه مالکیت واقعی سیستم میدهد.
ارزانترین نرمافزار لزوماً نرمافزاری نیست که کمترین هزینه را برای کسبوکار ایجاد میکند.
قبل از امضای قرارداد چه بپرسیم؟
بپرسید قیمت دقیقاً شامل چه چیزهایی است، هزینه کاربران اضافه چقدر است، داده متعلق به چه کسی است، خروجی گرفتن از داده چگونه انجام میشود، پشتیبانی چه سطحی دارد، توسعه اختصاصی چگونه قیمتگذاری میشود و اگر روزی تصمیم به خروج گرفتید چه چیزی در اختیار شما قرار میگیرد.
تصمیم خوب، تصمیمی نیست که صرفاً کمترین قیمت را پیدا کند. تصمیم خوب، گزینهای است که در طول عمر واقعی خود بیشترین ارزش را با هزینه قابل کنترل ایجاد کند.